1- الإشراف على قبول وتسجيل طلاب الفروع والمراكز داخل وخارج السودان.
2- الإشراف على إنتاج المادة التعليمية المطبوعة ممثلة في الوحدات الدراسية modules والدلائل الإرشادية study guides .
3- الإشراف على إنتاج المادة التعليمية المسموعة والمسموعة المرئية مثل الأشرطة المسموعة والأقراص الممغنطة المسموعة المرئية وأشرطة الفيديو.
4- حفظ المواد التعليمية وتوزيعها.
5- تلبية حاجات الدارسين الأكاديمية والاجتماعية.
6- توجيه وإرشاد الدارسين ( إرشاد أكاديمي ).
7- الإشراف الإداري العام المتمثل في قضايا شئون الأفراد والبحث والتقويم.
8- وضع أسس ونظم ولوائح لقياس الأداء بصورة منتظمة لمعرفة مدى نجاح الإدارة في تحقيق أهدافها.
9- ضبط الجودة Quality Control وذلك بمراعاة المعايير العلمية والتربوية في إعداد المادة المطروحة لبرامج التعليم عن بُعد ومتابعة انتظام وفعالية نظام تسليم المواد التعليمية للفروع والمراكز التي تنفذ برامج التعليم عن بُعد إيفاءً بالعقود المبرمة معها.
10-التخطيط الاستراتيجي والذي يراعي حاضر ومستقبل الإدارة والذي نحاول من خلاله الإجابة عن الأسئلة التالية:ـ
* أين نحن الآن؟
* إلى أين نريد أن نذهب؟
* ماذا نريد أن نكون؟
* متى نريد أن نصل للأهداف المرجوة؟ وكيف نصل إلى الأهداف؟
هذه المهام والوظائف تلعب دوراً أساسياً في تحديد سمات واحتياجات الإدارة والتي تتمثل في الآتي:
أ/ القوى العاملة المطلوبة لإدارة العمل.
ب/ المهارات المطلوب توافرها في القوى العاملة.
ج/ المقدرة على تقديم التدريب المناسب للعاملين.
د/ إنشاء وحدة لإنتاج المواد التعليمية المطبوعة.
هـ/ إنشاء وحدة لإنتاج المواد التعليمية المسموعة والمسموعة المرئية.
و/ إنشاء وحدة للتخزين والتوزيع.
ز/ إنشاء وحدة لخدمات الطلاب.
ح/ إنشاء وحدة للشئون الأكاديمية.
ط/ إنشاء وحدة للشئون المالية ( حساب للإدارة ).
إذا نظرنا للاحتياجات المذكورة أعلاه نجد أن معظمها جاء في هيكل الإدارة العامة للتعليم عن بُعد والانتساب ولكن جاء في شكل قيادات تدير وتبقى الحاجة لهذه الوحدات الفنية المساندة ملحة ولكي نبين حاجتنا لهذه الوحدات دعنا نفترض أن إدارة التعليم عن بُعد طرحت أربعة برامج عن طريق التعليم عن بُعد باعتبار أن كل برنامج يشتمل على عشر وحدات تدريسية في كل عام دراسي بحيث تغطي هذه الوحدات التدريسية فصلين دراسيين. إذا تم طباعة (1000) نسخة من كل وحدة دراسية ( كتاب ) وهذا هو أقل عدد من الكتب يمكن طباعته بصورة تجارية فإن عدد الكتب لطلاب العام الدراسي الأول سيصل إلى (40000) كتاب وسنحتاج لنفس العدد من الكتب في السنة التالية وهكذا حتى السنة الرابعة وهذا يستدعي بالطبع إنشاء وحدة لإنتاج المواد التعليمية المطبوعة ووحدة للتخزين والتوزيع. وبذات المنطق يمكن أن نتحدث عن وحدة لإنتاج المواد التعليمية المسموعة والمسموعة المرئية.
يتضح مما سبق أن إنشاء الوحدات الفنية المساندة لكي تقوم بواجباتها على الوجه الأكمل تحتاج في البدء لتكلفة مالية عالية يمكن تغطيتها تدريجياً مع تعاقب الأعوام الدراسية وزيادة أعداد الطلاب المسجلين إنشاء الله.
